仕事・文章
AIで文章のトーンを整える：自然さだけでなく意味の差分を確かめる
架空の業務連絡を例に、AIで文章のトーンを整える際に期限、数値、否定、許可、約束を守る差分確認の方法を解説します。
AIは、文章を丁寧にしたり短くしたりする下書きを出せます。一方で、敬語化や要約の途中で、期限、数値、否定、許可、約束の強さが変わることがあります。自然に見えるかだけで終わらせず、元の意味との差分を人が確認しましょう。
ここで扱う業務連絡とAIの出力例は、手順を説明するための架空の文面です。実際の送信記録やAIのテスト結果ではありません。
元文から、変えてはいけない情報を拾う
まず、架空の元文を見ます。
資料Aは10月28日17時までに共有してください。数値は確定前なので外部には送らないでください。今回の確認だけなら、チーム内で見てもらって構いません。
この3文には、次の情報があります。
- 期限：10月28日17時まで
- 禁止：確定前の数値を外部へ送らない
- 許可：今回の確認だけならチーム内で見てもらってよい
「なるべく早く」「社外共有は控える」のように変えると、期限や禁止の範囲が動きます。AIに整えてもらう前に、残す情報を別に書き出します。
直す方針をAIに明示する
次に、文章をどう変えるかを限定します。例えば、次のように依頼します。
次の架空の業務連絡を、社内の同僚向けに丁寧で簡潔な文へ整えてください。10月28日17時という期限、外部に送らないという禁止、チーム内で見てもらって構わないという許可は変えないでください。新しい理由、約束、宛先は足さないでください。
「丁寧にして」とだけ頼むより、残す条件を示した方が見直しやすくなります。AIの製品やモデルによって同じ文が返るとは限りません。この依頼は、特定のAIの処理を保証する手順ではなく、確認したい点を伝える書き方の例です。
候補文は、元文と並べて読む
架空の候補文を作ります。
資料Aは、10月28日17時までにご共有ください。数値は確定前のため、外部への送付はお控えください。今回の確認に限り、チーム内でご確認いただいて構いません。
文の調子は変わっていますが、ここで「自然だから送る」とは決めません。次の表のように、意味の差分を確認します。
| 確認項目 | 元文 | 候補文 | 判定 |
|---|---|---|---|
| 期限 | 10月28日17時まで | 10月28日17時まで | 同じ |
| 禁止 | 外部には送らない | 外部への送付は控える | 言い方の強さを確認する |
| 許可 | チーム内で見てもらって構わない | チーム内で確認して構わない | 対象が同じか確認する |
候補文の「お控えください」は、元文の「送らないでください」と同じ強さに読めるかを、送る人が判断します。不安なら、禁止の文は元文を残します。「今回の確認に限り」も、どこまでが今回かを受け手が分かるか確認します。
差分確認では、読みやすさと意味を別に見る
トーンを整える作業では、少なくとも次を照合します。
- 数値、日付、時刻、固有名詞は同じか。
- 否定、期限、条件、許可、依頼の強さは同じか。
- 宛先、担当、理由、約束が新しく足されていないか。
- 元文で曖昧だったことを、AIが勝手に決めていないか。
AIの出力に誤りがあれば、元文に戻すか、直したい箇所だけを指定してもう一度下書きを作ります。送信の可否はAIではなく、内容の責任を持つ人が決めます。
機密情報と権利は、入力前に確認する
文章を外部のAIサービスへ入力する前に、所属先のルール、利用中サービスの設定と利用条件を確認してください。個人情報、未公表の数値、取引先との内容、著作権の扱いに注意が必要な文面は、入力してよいかを先に判断します。AIに「安全な文章にして」と頼んでも、入力してよい情報かどうかを代わりに決めてはくれません。
直したいのは、一度に一つでよい
候補文に違和感があっても、敬語、短さ、構成を同時に変えると、どこで意味が動いたかを追いにくくなります。最初は「期限と禁止を変えず、敬語だけ整える」のように、直す範囲を一つにします。次の候補では、元文と直前の候補のどちらを基準にするかも明記します。
送る直前は、読み手の立場で声に出して読むか、元文と候補文を横に置きます。読みやすくなった理由を説明できても、意味が同じかは別の確認です。内容の責任を持つ人が、必要なら関係者に確認して最終版を決めます。
参考資料
- OpenAI, Prompt engineering。指示と出力形式を具体化する参考として確認しました。
- NIST, AI Risk Management Framework。AIの利用を文脈に応じて管理する考え方を確認しました。